三石台区自治会

1.実施日までの準備

(1) 緊急連絡体制表に関し、区役員・顧問、自治会長への雨天中止時の連絡依頼

(2) 関係先への通知・・・7に記載した関係先に、案内文書を持参(または郵送) 実施予定日時と共に、参加要請を行う。併せて南海林間バスに、青パトのロータリー乗り入れの了解をもらう(区長が持参)⇒11月2日本社に持参し、快諾頂いた

(3) 11月の役員調整会議で、実施手順と役割分担を決定(

(4) 備品の蔵出しは全員で。区長は必ず鍵を持参し皆さんを待つ。受付(書記さん)、司会(顧問)、来賓対応は区長など、直前の役員調整会議で決めておく

(5) 来賓として、以前は市長と地元市議に参加を呼び掛けていたが、公務多忙な事を勘案し、昨年度からご案内は自粛している。

2.当日のざくっとした手順

(1) 天気の具合による実施の可否検討。雨天中止の場合は連絡網で連絡。順延は無し

(2) 実施の場合、区役員は18時30分にフォレスト前に集合し備品を搬出。受付準備

(3) 19時開会(かつては20時開会でした)。司会者(11月の役員調整会議で決定) が注意事項などを告げたのち、7番に記載した各種団体の紹介

(4) 消防署、消防団、橋本市地域振興室の県警から出向職員が簡単な挨拶

(5) 挨拶終了後、各々パトロールに出発。40分前後で終了。流れ解散となる

3.当日の役割り分担

➢ 受付・防犯グッズの搬出入等・・・区役員全員(フォレストの倉庫を借りています)

➢ 受付・・・書記さん。防犯パトロールは3班に分かれて行いますので、班ごとに分かれるように指示のうえ、参加者名簿に名前を記入させて下さい。 【南コース】弐丁目、三・四丁目、弐番館 【北コース】参番館、五番館、シャルマンフジ、グリーンバレー 【東コース】壱番館、サンロード、壱丁目

➢ 司 会・・・顧問

➢ お 土 産・・・ジュース(3×10自治会+各団体25+区役員・顧問18=80) お子さん用のお菓子 20セット?

➢ 荷物の番・・・パトロール出発後、区長が荷物番をします